Afdelings­ver­ant­woor­de­lijke Inbur­gering en Integratie

Afdelingsverantwoordelijke Inburgering & Integratie

(voltijds, onbepaalde duur)

Jouw functieomschrijving

Als Afdelingsverantwoordelijke ben je eindverantwoordelijk voor de uitbouw en de kwaliteitsvolle uitvoering van jouw afdeling/teams. Je bepaalt mee de strategie van het team en het uitrollen ervan. Je stuurt en coördineert de afdeling en zorgt voor het realiseren van de beleidslijnen.
De afdelingsverantwoordelijke heeft verschillende teams en is afdelingsoverschrijdend inzetbaar. Dit houdt ook in dat de compositie van de teams onder zijn/haar hoede kan wijzigen, naargelang de noodwendigheid.

Takenpakket

1. uitbouw en bewaken van een klantvriendelijke en efficiënte dienstverlening

• mee bepalen van de strategie, doelstellingen, resultaten en prioriteiten;
• eindverantwoordelijkheid opnemen voor de kwaliteit en de optimalisering van de werking;
• waken over de klantgerichtheid;
• instaan voor de opmaak van een langetermijnplanning, met als doel de continuïteit te verzekeren en het aanbod maximaal af te stemmen op de noden van de doelgroep en de stakeholders;
• verantwoordelijkheid opnemen voor een doordachte en gedragen visie en aanpak van het team;
• bewaken van de eigen werkingsmiddelen.

2. mee bepalen en implementeren van het beleid en van de strategische en operationele doelstellingen voor de Afdeling

• opmaken van een begrotingsvoorstel voor de afdeling, ter bespreking met de hiërarchisch verantwoordelijke;
• tussentijds controleren en bijsturen van de begroting, de werkingsmiddelen en beschikbare middelen, met ondersteuning van de financiële dienst;
• vertalen van de noden en verwachtingen van diverse stakeholders naar beleidsvoorstellen (intern en extern) en naar strategische en operationele doelstellingen;
• verdedigen van de strategische belangen bij (externe) partners en uitwerken van operationele samenwerking in functie van een goede dienstverlening naar de klanten;
• deelnemen deel aan overkoepelende overleggroepen.

3. de professionele en persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers bevorderen

• vastleggen van de rollen, opdrachten en taken binnen de Afdeling/Teams, i.s.m. HRM;
• instaan voor de werving en selectie van de eigen medewerkers;
• opvolgen van de medewerkers binnen het personeelsbeleid van Amal vzw, i.s.m. de Dienst HRM;
• (taak)afspraken maken met de medewerkers en opvolgen;
• aftoetsen van de vragen voor het volgen van externe VTO-activiteiten aan het VTO-plan en aan het budget;
• motiveren en begeleiden van de medewerkers via coachings- en evaluatiegesprekken;
• waken over de correcte uitvoering van het arbeidsreglement, het huishoudelijk reglement, de deontologische code en relevante wetgeving (waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming);
• toezien op een correcte verwerking van administratieve documenten, stavingstukken i.k.v. subsidies, allerhande officiële documenten,… binnen de reguliere setting van de Afdeling en binnen de projectwerking.

4. (nieuwe) partnerschappen uitbouwen en onderhouden, zowel intern als extern

• het eerste aanspreekpunt zijn voor lokale partners inzake activiteiten m.b.t. de eigen Afdeling/Teams;
• structurele en functionele verbanden leggen, intern met de andere teams en afdelingen, en extern met partners;
• mee instaan voor de rapportage over de uitvoering van de kerntaken;
• mee voorstellen of projecten uitwerken om knelpunten weg te werken of gedetecteerde behoeften in te vullen;
• deelnemen aan extern overleg op lokaal en Vlaams niveau m.b.t. de kernopdrachten;
• de eigen organisatie promoten en lobbyen voor middelen (bv. op zoek gaan naar extra budget).

Jouw profiel

Bij Amal hebben we oog voor het potentieel van mensen. We geven medewerkers de ruimte om te groeien en te leren. Voor deze functie voorzien we ook een inwerkingstijd.

Kennis en ervaring

• minstens 2 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijk profiel: ervaring in leidinggeven, proces- en kwaliteitsbeheer; ervaring in coachen van medewerkers
• een masterdiploma of gelijkwaardig door aantoonbare relevante ervaring
• grondige kennis van maatschappelijke thema’s en politieke structuren
• kennis van het inburgeringsdecreet is een sterk pluspunt
• goede kennis van integratie en inburgering en van de doelgroepen waarmee Amal werkt
• kennis van (strategische) beleidsvorming en –uitvoering
• kennis van sociale wetgeving en financiële wetgeving

Competenties en vaardigheden

• Je kan de drie rollen van leidinggeven toepassen (leidinggeven, managen, coachen).
• Je bent sterk in schriftelijke en mondelinge communicatie.
• Je kan strategische doelstellingen van het team mee bepalen in overeenstemming met de visie en missie van Amal en deze omzetten naar inhoudelijke uitvoering.
• Je hebt rekenkundig inzicht.
• Je bent besluitvaardig en werkt probleemoplossend.
• Je hebt analytisch vermogen (patronen herkennen, verbanden leggen, inzicht in oorzaak en gevolg).
• Je kan beleidsplannen opmaken.
• Je denkt organisatiegericht en werkt constructief samen met collega’s, partners en beleid, ook bij uiteenlopende belangen.
• Je kan omgaan met verandering en medewerkers hierin constructief meenemen.
• Je blijft professioneel handelen bij moeilijke situaties met klanten, partners, collega’s en medewerkers.
• Je kan omgaan met stress, tijdsdruk en met onvoorziene omstandigheden.
• Je werkt efficiënt, klant- en resultaatsgericht.
• Je bent integer.