Heldere taal
Wist je dat er sinds kort een ISO-standaard bestaat voor heldere taal? Meer en meer komt er aandacht voor duidelijke communicatie, niet alleen in Vlaanderen. Toch krijgen mensen bijna dagelijks brieven in hun bus vol moeilijk woorden, lange zinnen en onduidelijke instructies. Ze zorgen voor wantrouwen en frustratie, of zelfs tot het mislopen van belangrijke rechten of verplichtingen.
Bij Amal ijveren we al jaren voor heldere taal in dienstverlening of op de werkvloer. We ondersteunen organisaties in hun communicatie met cliënten die weinig Nederlands kennen. We horen bijvoorbeeld van hulpverleners dat hun cliënten stapels ongeopende brieven meenemen naar hun afspraak. Mensen raken verstrikt in de samengestelde zinnen, onduidelijke structuur of vaktermen. Soms zijn brieven zodanig complex opgesteld dat een vertaalapp er niet in slaagt de info goed te vertalen.
Daarom lanceerden we het voorbije jaar een campagne die focuste op heldere brieven en documenten. Deze Heldere Brieven-campagne wilde organisaties bewust maken van het belang van eenvoudige en begrijpelijke communicatie. Heldere brieven schrijven is niet alleen een bewuste keuze, maar ook noodzakelijk als je wil werken aan toegankelijke dienstverlening voor iedereen.
Heldere samenwerkingen
Vier Gentse organisaties werkten in 2024 met ons samen om hun brieven te verbeteren. Ze kregen tips om vanuit de lezer te schrijven en hun teksten begrijpelijker te maken. We werkten daarvoor met leesgroepen die feedback gaven op de herwerkte brieven. Zo kwamen we tot een breed gedragen resultaat.
Bram Dehouck, redacteur bij CM, vertelt: "We maakten onze brieven al zo leesbaar mogelijk, maar dankzij de opleiding van Amal letten we nu extra op lezers die moeite hebben met de Nederlandse taal. Het is erg nuttig om je brieven te testen bij je doelgroep. Begrijpen ze de uitleg? Weten ze wat ze moeten doen? Uit de feedback kunnen we altijd verbeterpunten halen." Bij CM werd een moeilijke brief over verhoogde tegemoetkomingen aangepast. De brief kreeg een duidelijke structuur, met het belangrijkste nieuws bovenaan, eenvoudige uitleg zonder vakjargon, en concrete voorbeelden. “Dankzij een voorbeeld in de brief weet ik wat 'verhoogde tegemoetkoming' betekent”, vertelt Lamis, een Syrische man die vorig jaar naar Gent verhuisde.
Ateljee vzw deed een gelijkaardige oefening. Zij vroegen daarbij hun eigen collega's om interne documenten luidop te lezen. Zo hoorden ze meteen welke woorden of zinnen lastig waren.
Wabrieft?!
Naast de trajecten met de 4 organisaties, organiseerden we een panelgesprek, waar een 60-tal medewerkers uit heel verschillende organisaties en sectoren aanwezig waren. Zowel experts als de organisaties uit het traject reikten tips aan om heldere brieven te schrijven. “Brieven zorgen vaak voor stress. Mensen worden onzeker als ze iets niet begrijpen en hun zelfvertrouwen daalt, terwijl er soms ook gewoon goed nieuws in staat", vertelt Steven, medewerker van Zuidpoort vzw, een vereniging waar armen het woord nemen.
Lisa Vanderhaeghe van Helder Recht gaf diezelfde avond een lezing met waardevolle tips om juridische teksten duidelijker te maken. “Een duidelijke structuur en lay-out in combinatie met eenvoudige woordenschat en kortere zinnen, zullen je tekst al een pak luchtiger maken”, vertelde ze.
Ja! Wij willen heldere brieven.
We lanceerden tegelijkertijd vanuit Amal ook een petitie die burgers aanspoorde hun stem te laten horen. Zo kon iedereen mee een signaal geven aan overheid en organisaties. We spraken met Gentenaars op straat die getuigden dat ze nog vaak ingewikkelde brieven in de bus krijgen, vooral van federale overheidsdiensten en financiële instellingen. Maar we hoorden ook dat er organisaties zijn die wél duidelijk communiceren, zoals Stad Gent, OCMW Gent, CM, LIGO, IVAGO en SAAMO. Zij kregen onze complimenten. De award voor meest heldere brieven ging naar SAAMO, een organisatie die kwetsbare mensen ondersteunt.
Ook in de media werd er aandacht besteed aan de campagne. Er verschenen artikels op websites zoals sociaal.net, het VRT-nieuws en het ledenmagazine Visie van CM.
Meer respect en minder misverstanden
Doorheen het traject merkten hulpverleners het positieve effect van de veranderingen. Siska Verstraete van CAR Impuls vat het op deze manier samen: “Helder communiceren is een vorm van respect naar de mensen met wie je samenwerkt. Het zorgt voor meer begrip en minder misverstanden. Het komt je organisatie alleen maar ten goede.”
We blijven daarom ook in de toekomst benadrukken hoe belangrijk het is om heldere brieven te blijven schrijven. We ondersteunen jouw organisatie altijd graag met advies, een vorming of een schrijftraject.
Wat kan je nu al doen?
- Denk voor je begint te schrijven: Wie zal mijn brief of email ontvangen? En welke informatie is voor de lezer het belangrijkste? Is er een duidelijke call-to-action?
- Lees je brieven of e-mails altijd na: We moedigen organisaties aan om hun communicatie te herzien en waar mogelijk eenvoudiger te maken. Gebruik altijd korte zinnen, een duidelijke structuur en vermijd moeilijke woorden.
- Blijf in contact en deel je ervaringen: De campagne is misschien afgerond, maar de dialoog gaat door. Volg ons op sociale media, schrijf je in voor onze nieuwsbrief of neem deel aan een vorming.
Op naar een helder 2025!
Meer tips rond duidelijke taal?
Download ze gratis via onze webshop!