10 tips voor heldere brieven
Download de poster met 10 tips om heldere brieven te schrijven.
Krijg jij soms moeilijke brieven, flyers of e-mails? Je bent niet alleen. Bijna 1 op 2 volwassenen in Vlaanderen heeft het moeilijk om informatie te begrijpen. Brieven blijven geplooid op de keukentafel liggen en de boodschap komt niet over. Dat moeilijke brieven een struikelblok zijn, merken ook de trajectbegeleiders van Amal. Klanten komen met stapels ongeopende brieven naar ons. Dat kan ernstige gevolgen hebben. Denk maar aan het missen van een terugbetaling of inschrijfdatum voor de crèche of school.
Vier Gentse organisaties screenden hun communicatie tijdens een schrijftraject van Amal. Ga zelf aan de slag met hun ervaringen en waardevolle tips gebundeld in deze blog. Want helder communiceren, dat doe je niet voor een specifieke doelgroep. Iedereen wint erbij!
Tip 1: Laat je brief luidop voorlezen
“Laat je brief luidop voorlezen door een collega of iemand uit je doelgroep.", tipt Paulien, Communicatiemedewerker bij Ivago. Je weet onmiddellijk wat je moet aanpassen wanneer iemand hapert bij een woord of een zin opnieuw leest. Splits lange zinnen op. Zorg dat je zin niet meer dan 15 woorden bevat. Richt je tijdens het schrijven niet op de gemiddelde lezer. Wel op de mensen die moeite hebben. Schrijf met hen in je achterhoofd. Zo begrijpt iedereen je brief.
Tip 2: Gebruik makkelijke woorden
Schrap overbodige woorden, zet juridische termen in een voetnoot of geef extra uitleg met een voorbeeld. "Door onze brief te laten lezen door een anderstalige persoon, kregen we echt inzicht in moeilijke woorden zoals: consulent, indienen, belastingen, inkomen ...”, zegt Elien van de CM. In de brief over een verhoogde tegemoetkoming zat te veel vakjargon en lange zinnen. Een lezer gaf aan dat ze bijna een boekhouder moest inhuren om het te begrijpen. Abstracte termen zoals ‘verhoogde tegemoetkoming’ maken we concreter met een duidelijk voorbeeld. Let ook op met beeldspraak zoals ‘in de hand’ of ‘voor hetzelfde geld’. Vooral voor mensen die net Nederlands leren, kan dit verwarrend zijn. Ook bij woorden met een voorvoegsel is het vaak moeilijk om de betekenissen uit elkaar te houden. Denk maar aan inkomen, voorkomen, opkomen, onderkomen ...
Tip 3: Zorg voor structuur en duidelijk lay-out
De Stad Gent herwerkte bewonersbrieven op woordgebruik en structuur. Carolien, Taalambtenaar bij Stad Gent legt uit: “Gebruik een vaste lay-out, opsommingen en rubrieken. In één oogopslag vindt je lezer de belangrijkste informatie. Onze bewonersbrieven waren een volledige pagina doorlopende tekst. Nu werken we met kleuren, kaders, afbeeldingen of iconen en tussentitels. Let op met tabellen, die zijn niet voor iedereen makkelijk te interpreteren. Zet je belangrijkste info bovenaan zodat die ook opvalt als je brief gevouwen is.
Tip 4: Schrijf verbindend en inclusief
"Onze medewerkers screenden onze teksten niet enkel op taal, maar ook op stijl en toon.", zegt Werner van maatwerkbedrijf Ateljee. Door verbindend te communiceren bereik je meer mensen. Het is niet omdat je een korte tekst schrijft, dat je toon kortaf is. Is je brief gericht naar een grote groep mensen? Zorg dan dat iedereen zich aangesproken voelt en sluit niemand uit. Gebruik neutrale aanspreektitels zoals: Beste medewerker of Beste Gentenaar.
Download 10 tips
Download de gratis poster met tien tips om helder te communiceren en brieven te schrijven die iedereen begrijpt. Hang deze poster op een zichtbare plaats als geheugensteun.
Volg een schrijftraject
Deze tips zetten je op weg naar heldere en effectieve communicatie. Want als je boodschap goed overkomt, heb je er als organisatie zelf voordeel bij. Wil je jouw vaardigheden verder aanscherpen? Volg een schrijftraject op maat van jouw organisatie. Ontdek het effect van heldere taal en transformeer jouw brieven en e-mails.